Gerenciar pessoas não foi, é, ou será fácil. Mas nos momentos de identificar quem é o responsável por determinado problema, esta atividade torna-se altamente estressante.
Tudo vai bem “quando tudo está bem”, agora quando um problema surge, nem sempre as pessoas possuem maturidade suficiente para lidar com ele e aí, acusações ou omissões ocorrem de todos os lados estabelecendo um clima conflituoso.
Problemas é que não faltam nas agências. Para não ofender ninguém, a gestão de determinados problemas pode terminar assim: “é, nós precisamos melhorar a comunicação interna”.
De fato, apesar de sermos agências de comunicação, “comunicação interna” pode ser um problema frequente e nem sempre tão simples de resolver. Principalmente, quando tudo leva a crer que alguém “pisou feio na bola”.
É aí que aparece a força da auditoria de processos, efetuada pelo próprio sistema de gestão. Temos que evitar ao máximo as guerras internas.
Existem erros mais e menos graves. Os mais graves, obviamente são gerados por erros que acabam por impactar na rentabilidade da agência, seja por colocar em risco a permanência de um cliente ou por anular o lucro de um projeto.
Esses erros precisam ser auditados de forma simples e transparente, ou seja, todos devem saber que o sistema de gestão está monitorando e registrando todas as alterações realizadas pelos usuários.
A auditoria é mais eficiente, quando ela é um processo padrão na agência. Por ser uma atividade que gera melindres, melhor que seja automatizada, evitando que as pessoas “se emocionem muito” e se exponham além da conta.
Os sistemas de gestão modernos, possuem meios de auditar as informações contidas em seus arquivos internos, acompanhando todas as alterações efetuadas. Eles registram a informação antes e depois da alteração ter sido efetuada, apresentando qual usuário realizou a alteração.
Erros acontecem, mas é preciso maturidade para assumir o “mea culpa, mea máxima culpa” e muitas pessoas ainda não têm e para essas pessoas, a auditoria de processos funciona muito bem.
Quando todos sabem que os processos são auditados de forma natural, sabem que terão que usar de total transparência quando ocorrer algum deslize e irão lutar para aumentar a qualidade de seu trabalho.
Para os gestores, é um alívio, pois irá evitar o estresse provocado por acusações e/ou omissões dentro da equipe, além de deixar claro, quem é o responsável por determinado problema.
- Quem alterou aquele job?
- Quem mexeu na condição do contrato?
- Quem autorizou o post?
- Quem homologou aquela refação?
- Quem alterou o planejamento de mídia do cliente?
- Quem alterou o preço daquele orçamento?
Com sistemas de gestão, que oferecem a capacidade de auditar as informações, tudo fica mais claro.
Sobre o Pauta.Me
Por informatizar grande parte dos processos internos, o processo de auditoria é facilitado no Pauta.Me. O sistema informatiza e integra os processos de CRM, Atendimento, Projetos, Mídia, Produção, Marketing Digital e Financeiro.
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